Beurteilungsgespräch mit Azubis: Was Führungskräfte beachten sollten

Wann haben Sie das letzte Mal mit Ihrem/r Auszubildende/n gesprochen?

Regelmäßige Mitarbeitergespräche gehören in den meisten Unternehmen zum Alltag. Sie helfen die Leistung der Mitarbeiter/innen zu beurteilen. Und sie dienen beiden Seiten – Führungskraft und Mitarbeiter/in – dazu, sich über den aktuellen Stand der Zusammenarbeit klar zu werden. All das gilt natürlich auch für Beurteilungsgespräche zwischen Führungskraft und Azubi.

Führungskräfte brauchen Fingerspitzengefühl und Empathie. Die Gen Z, die Jahrgänge zu denen die heutigen Azubis meist angehören, hat ihre eigene Art zu kommunizieren. Die heutige Generation der Auszubildenden gehört zu den Digital Natives und ist mit Sozialen Plattformen aufgewachsen. Und Studien wie der azubi.report 2022 zeigen, wie sehr die Zeit der Pandemie die Gen Z geprägt hat. Befassen Sie sich mit den Eigenheiten dieser Generation. Lernen Sie Azubis und Ausbildungssuchende zu verstehen, entwickeln Sie Empathie. So können Sie Ihre Azubis motivieren und sie darin unterstützen, ihre Stärken zu entwickeln. Aber auch wie Sie bei dem Beurteilungsgespräch selbst vorgehen, ist entscheidend.   

Wie können Sie als Führungskraft ein gewinnbringendes Beurteilungsgespräch führen?

Ein Beurteilungsgespräch ist das wichtigste Instrument für Ausbildungsbetriebe, um die Leistung ihrer Azubis einzuschätzen. Daneben soll ein solches Gespräch die bisherige berufliche und persönliche Entwicklung in allen Phasen der Ausbildung beurteilen. Und es geht darum, Feedback zu geben und Ziele für die weitere Entwicklung zu setzen. Gleichzeitig können Sie als Führungskraft von dem oder der Auszubildenden im Gespräch hilfreiche Hinweise zur Qualität der Ausbildung erhalten: Fühlen sich Azubis im Betrieb wohl? Wie können Sie die Ausbildung in Ihrem Betrieb noch verbessern? Eine große Chance für beide Seiten.

Keine Einbahnstraße: Geben Sie Ihren Azubis Feedback. Aber Holen auch Sie sich regelmäßig Rückmeldung von Ihren Azubis ein.  

Gewusst wann: Der richtige Zeitpunkt für das Beurteilungsgespräch

Selbstverständlich wird mit jedem/r Azubi mehr als ein Beurteilungsgespräch geführt. Begleitung und Beurteilung von Auszubildenden sind ein kontinuierlicher Prozess. In kleineren Firmen ist ein Mitarbeitergespräch alle sechs bis zehn Wochen sinnvoll. Arbeiten Sie in einem größeren Unternehmen, in denen Auszubildende in Phasen mehrere Bereiche und Abteilungen durchlaufen? Dann führen Sie am besten zum Ende jeden Ausbildungsabschnitts ein Gespräch. Rechtzeitig vor Ende der Probezeit, nach der Zwischenprüfung und vor Beendigung der Ausbildung sind ebenfalls Gespräche fällig.

Themen und Inhalte: Worum geht es im Beurteilungsgespräch?

Im Beurteilungsgespräch geht es grundlegend um zwei Dinge: die Leistungsbewertung und die Beurteilung des Verhaltens. Viele Betriebe haben im Rahmen ihrer Personalpolitik dafür eigene Beurteilungssysteme installiert – das Mitarbeitergespräch ist ein zentraler Teil davon. Hier bekommen Sie als Ausbilder/in einen ganzheitlichen Eindruck davon, ob Ihre Auszubildenden die Anforderungen der Ausbildung erfüllen können und für den Betrieb insgesamt ein Gewinn sind.

Im Wesentlichen bezieht sich die Beurteilung der Leistung auf:

• Arbeitsqualität/Performance

• Lernfähigkeit und Lerngeschwindigkeit

• Fähigkeit, das Gelernte in die Praxis umzusetzen

• Motivation, Fleiß und Ausdauer

• Leistungen in der Berufsschule 

Neben der Leistungsbeurteilung stehen die berufliche und persönliche Entwicklung sowie das Verhalten der/des Auszubildenden im Fokus: in der Verhaltensbeurteilung. Auszubildende sollen ihre Schwächen erkennen und Stärken gezielter einsetzen können. Sie sollen aus Fehlern lernen und ihre Leistung verbessern. 

Junge Menschen am Anfang ihrer Karriere brauchen konstruktive Kritik und umfassendes Feedback. Sie als Führungskraft sollten ihnen Motivation und die Möglichkeit bieten, ihre eigene Sicht der Dinge offen einzubringen. Am Ende des Gesprächs sollten Sie gemeinsam klare Ziele vereinbaren. Legen Sie Maßnahmen zur gezielten Förderung der Azubis in der Ausbildung fest - individuell auf den/die Auszubildende zugeschnitten.

Die wesentlichen Inhalte der Verhaltensbeurteilung:

• Zuverlässigkeit, insbesondere Pünktlichkeit

• Teamfähigkeit und Verhalten gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Kunden

• Kommunikationsfähigkeit und Fähigkeit, sich mündlich und schriftlich gut auszudrücken 

Die optimale Vorbereitung auf das Beurteilungsgespräch

Vermeiden Sie Beurteilungsfehler von vornherein

Optimal ist, wenn Sie als Ausbilder/in Ihre eigenen Einstellungen oder Meinungen in der Beurteilung von Auszubildenden reflektieren können. Damit vermeiden Sie die häufigsten Fehler in der Beurteilung . 

Mängel in der Mitarbeiterbeurteilung können durch unbewusste persönliche Hemmnisse der Führungskraft entstehen. Etwa von Sympathien oder Antipathien, durch übermäßige Strenge oder auch unangemessene Milde sowie Vorurteile. Diese Einstellungen zu erkennen und bei der Beurteilung gezielt zu vermeiden, ist wichtig. Nur so ist eine möglichst objektive und gerechte Beurteilung möglich!

Häufig entstehen Beurteilungsfehler von Vorgesetzten dadurch, dass ein/e Azubi in einem bestimmten Bereich „glänzt“ und seine/ihre Schwächen damit geradezu überstrahlt. Oft ist das bei besonders selbstbewussten oder kommunikationsstarken Personen der Fall. Dann ist es für den Ausbilder oder die Ausbilderin besonders wichtig, genau hinzuschauen: Übersehe ich etwas? Das sollte im Sinne eines objektiven Urteils nicht passieren.

Beobachten Sie Auszubildende kontinuierlich 

Zu einer angemessenen Bewertung gehört regelmäßige Beobachtung. Wenn Sie als Vorgesetzte sich nur wenig mit dem/der Azubi beschäftigen, oder kaum mit ihm oder ihr zusammenarbeiten, werden Sie nur schwer zu einer gerechten Beurteilung kommen. Für Azubis kann das frustrierend sein und sie in ihrer Motivation leicht ausbremsen.

Für eine kontinuierliche Beobachtung kann ein sogenannter Beurteilungsbogen hilfreich sein.

Meist sind darin bestimmte Kriterien festgelegt, die – als Basis für die Beurteilung – abgefragt und „abgehakt“ werden können. Viele Führungskräfte gehen diesen Beurteilungsbogen auch zusammen mit dem/der Azubi durch. Großer Vorteil des Beurteilungsbogens: Er erleichtert es der Führungskraft, nach objektiven Kriterien zu beurteilen - und die Entwicklung über die Zeit der Ausbildung weiterzuverfolgen.

In Kontakt bleiben: Tauschen Sie sich regelmäßig mit Ihren Auszubildenden aus.  

Das Beurteilungsgespräch: So verläuft es positiv

Planen Sie für das Beurteilungsgespräch mindestens 30 Minuten ein. Wählen Sie einen Raum , in dem Störungen ausgeschlossen sind. Bleiben Sie bitte nicht am Schreibtisch und lassen Sie nicht Ihre/n Azubi davor Platz nehmen. Setzen Sie sich am besten so zusammen, dass Sie offen und auf Augenhöhe miteinander sprechen können.

Schaffen Sie als Führungskraft schon zu Beginn des Beurteilungsgesprächs eine freundliche Atmosphäre. Beginnen Sie mit Smalltalk, unverfänglichen Alltagsthemen. Das zeigt dem Gegenüber, dass er/sie entspannt und offen in das Gespräch hineingehen kann. Ein respektvoller Umgang ist die wichtigste Grundlage für ein gelungenes Beurteilungsgespräch mit Ihren Azubis.

Stellen Sie als Führungskraft klar, worum es in dem Gespräch geht. Fassen Sie die wesentlichen Inhalte kurz zusammen. Zeigen sie, dass Ihnen die Sicht der/des Auszubildenden wichtig ist und sie gespannt sind, auf seine/ihre Einschätzungen. Am besten vereinbaren Sie am Anfang, dass das Gesprochene schriftlich festgehalten wird.

Anschließend soll zuerst der/die Auszubildende zu Wort kommen. Am besten ermutigen Sie ihn/sie durch gezielte Einstiegsfragen. Beispiel: „Wie ist es Ihnen in den letzten Wochen hier ergangen?“ Seien Sie als Vorgesetzte/r aufmerksam. Beweisen Sie durch aktives Zuhören mit gelegentlichen Nachfragen und Rückmeldungen, dass Sie wirklich an der Sichtweise des/der Azubis interessiert sind. Fragen Sie, wie der/die Auszubildende die Qualität der Ausbildung einschätzt und wie zufrieden er/sie im Betrieb ist.

Danach sind Sie als Führungskraft an der Reihe. Schildern Sie Ihre Eindrücke und Beobachtungen. Geben Sie positives Feedback und loben Sie Leistungen, um den/die Auszubildende/n zu motivieren. Äußern Sie Kritik konstruktiv, sachlich, aber klar und verständlich. Zeigen Sie als Ausbilder/in Ihre Bereitschaft, gemeinsam an einer Verbesserung zu arbeiten und Ihre/n Azubi mit Fördermaßnahmen zu unterstützen.

Auf Augenhöhe: Das Beurteilungsgespräch sollte nicht am gewohnten Schreibtisch stattfinden, sondern ungestört. 

Anschließend können Sie beide konkrete Maßnahmen und Ziele für die Personalentwicklung festlegen. Nehmen Sie den nächsten Ausbildungsabschnitt in den Blick, oder setzen Sie das kommende Halbjahr als Etappe.

Fassen Sie zum Abschluss die wesentlichen Punkte des Gesprächs zusammen. Gehen Sie beide das Gesprächsprotokoll gemeinsam durch. Läuft das Mitarbeitergespräch wie geschildert ab, ist das Ziel erreicht: Beide Seiten sind sich über den Stand der Dinge klar. Die Beziehung ist gestärkt. Der/die Auszubildende geht die weiteren Aufgaben seiner Ausbildung motiviert an.

Solche Gespräche wirken auch über das Unternehmen hinaus: Gerecht beurteilte Mitarbeitende und gut geführte Gespräche stärken Ihre Arbeitgebermarke von innen. Und unterstützen Ihre Aktivitäten in Sachen Employer Branding.

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