7 Tipps für das Preboarding von Auszubildenden

Die Ausbildung steigt wieder in der Beliebtheit, wenn es um die Zukunftsperspektiven junger Menschen geht. Gerade für Ausbildungsbetriebe eine tolle Nachricht.

Doch die Bindung zwischen Auszubildenden entsteht nicht automatisch durch die Unterschrift auf dem Ausbildungsvertrag. So sind laut Schülerstudie 2021 rund 42 Prozent der Ausbildungssuchenden auch nach einer Vertragsunterzeichnung offen für weitere Angebote. Eine Zusage ist für angehende Auszubildende also weniger verbindlich, als das Dokument es widerspiegelt. Was bedeutet das?

Viele Optionen – auch nach Vertragsunterzeichnung

Die jungen Erwachsenen befinden sich, auch wenn sie sich augenscheinlich für eine Ausbildung und ein Unternehmen entschieden haben, noch in ihrer Findungsphase. Je länger der Zeitraum zwischen Vertragsunterzeichnung und tatsächlichem Ausbildungsbeginn, desto mehr Zeit – nicht nur, um die getroffene Entscheidung zu überdenken, sondern auch, um andere, neue Optionen und Perspektiven in Betracht zu ziehen. Passt der Beruf überhaupt zu mir? Ist der Ausbildungsbetrieb der Richtige? Verstehe ich mich mit den Kollegen? Sind andere Angebote besser für mich? Soll ich wirklich jetzt schon ins Berufsleben einsteigen?

Doch die wichtigste Frage, die sich häufig stellt: Warum habe ich so lange nichts von meinem Ausbildungsbetrieb gehört? Denn die lange Stille nach der Vertragsunterzeichnung kann gerade für Berufseinsteiger:innen zu Verunsicherung und Zweifeln führen. Das Risiko eines Absprungs steigt. Doch wenn Unternehmen Auszubildende oder Duale Studierende, die bereits einen Vertrag unterschrieben haben, vor Ausbildungsbeginn verlieren, kostet das nicht nur Zeit sondern auch Geld. Das Problem: Der Ausbildungsplatz bleibt weiterhin unbesetzt. Umso wichtiger, angehende Auszubildende direkt nach der Vertragsunterzeichnung mit an Bord zu holen, um eine Bindung ans Unternehmen herzustellen. Das Zauberwort: Preboarding.

Während das klassische Onboarding am Tag des Ausbildungseinstiegs startet, um Auszubildenden in den ersten Tagen oder Wochen den Start so einfach wie möglich zu machen, setzt das Preboarding direkt nach der Unterzeichnung des Ausbildungsvertrags an und macht angehende Auszubildende schon vor dem ersten Ausbildungstag zum Teil des Teams. Dabei stehen Personalern und Ausbildungsleitern viele Möglichkeiten zur Verfügung, um Auszubildenden zu signalisieren, dass sie von nun an dazugehören.

Auszubildende ab Zusage binden – 7 Tipps für ein gelungenes Preboarding

1. Heißen Sie neue Auszubildende Willkommen

Eine freundliche E-Mail ist das erste, was Sie Ihren Auszubildenden direkt nach Vertragsunterzeichnung zukommen lassen sollten. Darauf können Sie bereits im Gespräch hinweisen. Ob Standorte, Ansprechpartner, Anfahrtsplan, Parkmöglichkeiten oder Dresscode – fassen Sie in diesem Mailing alle essenziellen Informationen zusammen. Es gibt bereits einen Ablaufplan für den ersten Arbeitstag? Hängen Sie diesen gleich ans Mailing. So ist Auszubildenden von vornherein klar, was Sie zu Beginn erwartet und nimmt erste Aufregung und Unsicherheit. Gibt es organisierte After-Work-Angebote wie zum Beispiel Sport? Auch darauf kann hingewiesen und bereits eine Anmeldung möglich gemacht werden.

Kennen Sie schon die Bereichsberichte zum azubi.report 2021?

In den neuen Datenberichten zum azubi.report erfahren Sie, wie Auszubildende und Unternehmen zusammengefunden haben, wie es den Azubis in der Ausbildung geht und wie das Berufsfeld im Vergleich abschneidet. 

2. Geben Sie Einblick in Unternehmenskultur, Leitlinien und berufliche Themen

In der Zeit vor dem Ausbildungsstart haben angehende Auszubildende die Gelegenheit, sich intensiv mit dem Unternehmen zu beschäftigen. Unterstützen Sie sie dabei und machen Sie Ihnen Informationen einfach zugänglich. Ob Mitarbeiter- oder Azubi-Newsletter, Firmenmagazin, Intranet-Zugang oder aktuelle Pressemitteilungen – bieten Sie die Möglichkeit, sich über aktuelle Themen und Vorgänge im Unternehmen zu informieren.

3. Laden Sie Auszubildende zu Events ein

Auch wenn die Veranstaltungen noch vor dem eigentlichen Arbeitsantritt liegen: Team-Events, Stammtische, Workshops oder Weiterbildungen – die Teilnahme fördert die Vernetzung innerhalb des Unternehmens und des Teams und bietet die Möglichkeit, sich vorher kennenzulernen. So ist am ersten richtigen Arbeitstag nicht alles fremd. Vielleicht lernt man sogar schon Neues dazu und kann sich gleich Wissen für den Einstieg aneignen.

Übrigens: Auch ein spezieller „Tag der Auszubildenden“ ist denkbar. So lernen sie Unternehmen, Kollegen, Ausbilder und andere Auszubildende kennen und können Fragen stellen, die in der Zwischenzeit aufgekommen sind. Auch die Eltern könnte man dabei miteinbeziehen, denn sie beeinflussen häufig die Zukunftsentscheidung des Nachwuchses.

4. Vernetzen Sie sich auf Social Media

Ihre Auszubildenden von morgen sind in vielen sozialen Netzwerken unterwegs. Instagram und TikTok stehen dabei hoch im Kurs. Sofern Sie dort Unternehmenskanäle betreiben, weisen Sie darauf hin, doch seien sie etwas zurückhaltend: Nicht jeder möchte in seinem privaten Social-Media-Umfeld von seinem Arbeitgeber angesprochen werden. Anders sieht es mit XING oder LinkedIn aus. Damit haben Schüler:innen noch selten Kontakt. Weisen Sie also auf die Netzwerke mit Arbeits- und Karrierebezug hin. Warum machen Sie nicht gleich auch auf Gruppen aufmerksam, in denen Auszubildende Informationen rund um Ihre Branche und den Ausbildungsberuf finden?

5. Unterstützen Sie bei der Wohnungssuche

Der Start in eine Ausbildung ist manchmal auch mit einem Umzug verbunden. Und genau das ist nicht immer leicht, besonders dann nicht, wenn man in ein Ballungsgebiet ziehen muss. Zusätzlicher Stress und Unsicherheit kommen dann hinzu. Bieten Sie, sofern ein Umzug für Auszubildende notwendig ist, Unterstützung an: Stellen Sie Kontakt mit Vermietern oder Wohngenossenschaften her. Manchmal hilft auch eine Nachfrage unter den Kollegen weiter, und es lässt sich schnell vermitteln. Vielleicht gibt es bei Ihnen sogar spezielle Azubi-Unterkünfte? Dann sollte diese Information bei Punkt 1 nicht fehlen – der Willkommensmail.

6. Achten Sie auf ein funktionierendes Krisenmanagement

Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass es zu erheblichen Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt und im eigenen Unternehmen kommen kann. Natürlich auch nach der Unterzeichnung des Ausbildungsvertrags. Doch nicht nur Krisen können dazu führen, dass sich im Unternehmen etwas ändert. Wichtig ist nur: Informieren sie angehende Auszubildende umgehend darüber. Stellen Sie klar, inwiefern die Änderungen sie betreffen und zeigen Sie auf, welche Bedeutung das für ihre Ausbildung und ihre Zukunft hat. Hier zahlt sich Ehrlichkeit aus. Werden solche Informationen aus anderer Quelle an den Nachwuchs herangetragen, kann das zu enormer Verunsicherung führen.

7. Schenken Sie Freude – mit einem Starter-Kit

Ein Geschenk ist immer auch ein Zeichen von Wertschätzung. Ein Willkommenspaket sorgt daher nicht nur für Freude, sondern kann mit den entsprechenden Inhalten die Bindung zum Unternehmen und die Lust auf die Ausbildung steigern. Goodies wie Tasse, T-Shirt oder Hoodie, Handyhülle oder Nervennahrung für die letzten Schulprüfungen oder den ersten Tag im Unternehmen sind immer beliebt. Übrigens: Besonders persönlich und wertschätzend wird es mit einer handgeschriebenen Karte, die ausdrückt, dass man sich auf die baldige Zusammenarbeit freut.

Ob Preboarding oder Onboarding – die Corona-Krise hat gezeigt, dass viele dieser Maßnahmen sich auch online umsetzen lassen. Doch eines ist wichtig, wenn sie auf digitale Prozesse zurückgreifen: Rüsten Sie Ihre zukünftigen Mitarbeiter:innen mit den entsprechenden Geräten aus. Ob Laptop, Webcam oder Headset – erst wenn die Technik steht, kann der Einstieg in die Ausbildung beginnen.